Ein Microsoft 365 Backup ist eine eigenständige Sicherung Ihrer Postfächer, OneDrive-Konten, SharePoint-Seiten und Teams-Daten, die unabhängig vom Papierkorb funktioniert. Microsoft betreibt die Plattform ausfallsicher, für die Wiederherstellbarkeit Ihrer Inhalte sind Sie selbst verantwortlich. Papierkörbe und Aufbewahrungsfristen helfen nur für einige Wochen. Wer gelöschte, verschlüsselte oder manipulierte Daten nach Monaten zurückholen muss, braucht eine echte Datensicherung.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, was Microsoft von Haus aus wiederherstellen kann, wo die Lücken liegen, welche Lösungen es gibt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. Ein aktueller Angriff auf eine verbreitete Backup-App zeigt außerdem, warum auch die Sicherung selbst abgesichert werden muss.

Microsoft 365 Backup: Was Microsoft sichert und was nicht

Microsoft speichert Ihre Daten redundant in mehreren Rechenzentren. Fällt dort ein Server oder ein ganzer Standort aus, laufen Exchange Online, SharePoint und OneDrive weiter. Diese Hochverfügbarkeit schützt vor Hardwareausfällen bei Microsoft. Sie schützt nicht vor Fehlern, die in Ihrem eigenen Mandanten passieren.

Löscht ein Mitarbeiter einen Ordner, verschlüsselt Ransomware synchronisierte Dateien oder entfernt ein Angreifer Postfachinhalte, dann repliziert Microsoft diese Änderung zuverlässig in alle Rechenzentren. Die Redundanz kopiert also auch den Schaden. Microsoft nennt diese Aufteilung das Modell der geteilten Verantwortung: Microsoft verantwortet den Betrieb der Plattform, Sie verantworten Ihre Daten, Konten und Berechtigungen.

Microsoft empfiehlt in seinem Servicevertrag selbst, Inhalte regelmäßig zu sichern. Für Unternehmen bedeutet das: Ein Microsoft 365 Backup ist keine Kür, sondern Teil einer ordentlichen Datensicherung, genau wie früher die Sicherung des eigenen Exchange-Servers.

Diese Wiederherstellung bringt Microsoft 365 schon mit

Ganz ohne Schutz sind Sie nicht. Microsoft 365 bietet mehrere eingebaute Funktionen, um Gelöschtes zurückzuholen. Sie haben aber feste Fristen und decken jeweils nur einen Teil der Fälle ab.

Funktion	Wofür	Standardfrist
Wiederherstellbare Elemente (Exchange)	endgültig gelöschte E-Mails	14 Tage, auf 30 Tage erweiterbar
Vorläufig gelöschtes Postfach	Postfach eines entfernten Benutzers	30 Tage
Papierkorb SharePoint und OneDrive	gelöschte Dateien und Ordner	93 Tage über beide Stufen
OneDrive wiederherstellen	ganzes OneDrive auf einen früheren Stand	bis zu 30 Tage zurück
Versionsverlauf	frühere Stände einzelner Dateien	abhängig von der Versionseinstellung

Die Details zu Exchange beschreibt Microsoft in der Dokumentation zum Ordner „Wiederherstellbare Elemente" in Exchange Online. Für viele Alltagsfälle reicht das: Eine versehentlich gelöschte Datei aus der Vorwoche ist schnell zurückgeholt.

Und was ist mit Aufbewahrungsrichtlinien?

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview sorgen dafür, dass Inhalte nicht endgültig gelöscht werden, etwa für rechtliche Aufbewahrungspflichten. Sie sind ein Compliance-Werkzeug, kein Backup. Eine Wiederherstellung an den ursprünglichen Ort mit Ordnerstruktur und Berechtigungen ist damit umständlich, und gegen einen Angreifer mit Administratorrechten helfen sie nur begrenzt, weil er die Richtlinien ändern kann.

Warum Papierkorb und Versionsverlauf kein Ersatz sind

Die eingebauten Funktionen haben drei grundsätzliche Schwächen. Erstens laufen die Fristen ab. Zweitens liegen sie im selben Mandanten wie die Originaldaten. Drittens kann jeder, der genügend Rechte hat, sie leeren. In der Praxis führen vor allem diese Situationen zu Datenverlust:

• Spät bemerkte Löschung: Ein Projektordner wird im Frühjahr gelöscht, gebraucht wird er im Herbst. Nach 93 Tagen ist er aus dem Papierkorb verschwunden.
• Ausgeschiedene Mitarbeitende: Das Konto wird gelöscht, die Lizenz frei. Nach 30 Tagen sind Postfach und OneDrive weg, obwohl darin noch Kundenkorrespondenz lag.
• Ransomware auf dem Arbeitsplatz: Verschlüsselte Dateien werden über den OneDrive-Client synchronisiert und überschreiben die Cloud-Version.
• Übernommenes Administratorkonto: Ein Angreifer löscht Postfächer, leert Papierkörbe und entfernt Aufbewahrungsrichtlinien.
• Fehler durch Skripte oder Synchronisation: Eine fehlerhafte Migration oder ein falsch konfiguriertes Tool ändert Tausende Dateien auf einmal.

Gegen all diese Fälle hilft nur ein Microsoft 365 Backup mit eigener Aufbewahrungsdauer, eigenen Zugangsdaten und einer getesteten Wiederherstellung.

Aktueller Fall: Angriff über eine Backup-App

Wie wichtig auch die Absicherung der Sicherung ist, zeigt ein Vorfall aus dieser Woche. Unbekannte Angreifer haben sich Zugriff auf Anwendungsidentitäten des Dienstes ConnectWise Cloud Backup verschafft, früher bekannt als SkyKick Cloud Backup. Darüber meldeten sie sich in zahlreichen Microsoft-365-Mandanten von Kunden an. Der Anbieter hat laut seinen Sicherheitshinweisen sieben betroffene Anwendungsidentitäten deaktiviert und den Backup-Dienst vorerst abgeschaltet.

Das Bemerkenswerte: Die Angreifer brauchten kein Benutzerkennwort. Sie nutzten die Berechtigungen, die Kunden der Backup-App einmal erteilt hatten. Weil sich eine Anwendung ohne Benutzer anmeldet, greift die Mehrstufige Authentifizierung hier nicht. In einigen Mandanten wiesen sich die Anwendungen sogar Administratorrollen für Exchange zu.

Was Sie daraus für Ihr Microsoft 365 Backup lernen

Eine Backup-Lösung braucht weitreichende Leserechte, oft auch Schreibrechte für die Wiederherstellung. Damit ist sie ein attraktives Ziel. Daraus folgt nicht, auf eine Sicherung zu verzichten, sondern sie wie jede privilegierte Identität zu behandeln:

• Prüfen Sie in Microsoft Entra ID unter „Unternehmensanwendungen", welche Apps Zugriff auf Ihren Mandanten haben, und entfernen Sie alles, was nicht mehr genutzt wird.
• Kontrollieren Sie die erteilten API-Berechtigungen. Microsoft erklärt das Vorgehen unter Verwalten von Berechtigungen für Unternehmensanwendungen.
• Achten Sie auf Warnungen zu neuen Rollenzuweisungen und auf Anmeldungen von Dienstprinzipalen aus unbekannten Netzen.
• Fragen Sie Ihren Backup-Anbieter, ob er eigene App-Registrierungen pro Kunde nutzt oder einen gemeinsamen Zugang für alle.

Wenn Sie ConnectWise oder SkyKick einsetzen oder früher eingesetzt haben, sollten Sie die Anmeldeprotokolle seit Mitte Oktober prüfen und alte App-Zugänge entfernen. Bei konkretem Verdacht hilft unsere IT-Notfall-Soforthilfe.

Microsoft 365 Backup einrichten: Worauf es ankommt

Ein gutes Microsoft 365 Backup erkennen Sie nicht am Funktionsumfang im Prospekt, sondern daran, ob Sie im Ernstfall schnell und vollständig wiederherstellen können. Diese Punkte sollten Sie vor der Auswahl klären.

Was gesichert werden muss

Mindestens gehören Exchange-Postfächer inklusive freigegebener Postfächer und Archive, alle OneDrive-Konten und alle SharePoint-Seiten in die Sicherung. Teams speichert Dateien in SharePoint, Chats und Kanalnachrichten aber getrennt davon. Wer Teams-Chats sichern muss, braucht eine Lösung, die das ausdrücklich unterstützt. Prüfen Sie auch, ob neue Benutzer und neue Seiten automatisch in die Sicherung aufgenommen werden.

Wie lange und wie oft gesichert wird

Legen Sie fest, wie weit Sie zurückgehen können müssen und wie viel Datenverlust höchstens tragbar ist. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind mehrere Sicherungen pro Tag und eine Aufbewahrung von mindestens einem Jahr sinnvoll. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe regeln Sie besser über eine E-Mail-Archivierung, nicht über das Backup.

Wo die Sicherung liegt und wer darauf zugreift

Entscheidend ist die Trennung: Die Sicherung braucht eigene Zugangsdaten mit Mehrstufiger Authentifizierung, die nicht an Ihr Microsoft-365-Administratorkonto gekoppelt sind. Idealerweise sind Sicherungen unveränderbar, sodass sie auch mit gestohlenen Rechten nicht vorzeitig gelöscht werden können. Für Daten mit Personenbezug sollte der Speicherort in der EU liegen und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegen.

Die Wiederherstellung testen

Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme. Testen Sie mindestens zweimal im Jahr: eine einzelne E-Mail, einen Ordner in SharePoint und ein komplettes Postfach. Notieren Sie, wie lange es gedauert hat. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt die Anforderungen an ein Datensicherungskonzept im Baustein CON.3 des IT-Grundschutz-Kompendiums.

Microsoft-eigenes Backup oder Lösung eines Drittanbieters?

Seit einiger Zeit bietet Microsoft mit „Microsoft 365 Backup" einen eigenen Sicherungsdienst im Microsoft 365 Admin Center an. Daneben gibt es zahlreiche spezialisierte Anbieter. Beide Wege haben Vor- und Nachteile.

Microsoft 365 Backup von Microsoft

Der Dienst sichert SharePoint-Seiten, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer. Laut der Übersicht zu Microsoft 365-Backup auf Microsoft Learn ist das Wiederherstellungsfenster pro Richtlinie konfigurierbar, und große Datenmengen lassen sich besonders schnell zurückspielen, weil die Sicherung innerhalb der Microsoft-Infrastruktur liegt.

Abgerechnet wird nach Verbrauch: Der Listenpreis liegt bei 0,15 US-Dollar pro Gigabyte geschützter Daten und Monat, Wiederherstellungen sind kostenlos. Gelöschte und ältere Versionen zählen mit, solange sie in der Sicherung liegen. Der Nachteil: Die Sicherung bleibt bei Microsoft. Teams-Chats sind nicht enthalten, und eine Kopie außerhalb der Microsoft-Cloud entsteht nicht.

Backup-Lösungen von Drittanbietern

Spezialisierte Anbieter speichern die Daten meist in eigenen Rechenzentren, also außerhalb Ihres Mandanten. Viele sichern zusätzlich Teams-Chats, bieten unveränderbaren Speicher und lizenzieren pro Benutzer zum Festpreis. Dafür ist die Wiederherstellung großer Datenmengen langsamer, und Sie geben einer weiteren Anwendung weitreichende Rechte, wie der aktuelle Vorfall zeigt.

Was ein Microsoft 365 Backup ungefähr kostet

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden hat im Schnitt 15 GB Postfach und 10 GB OneDrive pro Person, dazu 200 GB in SharePoint. Das sind rund 700 GB. Mit dem Microsoft-Dienst wären das nach Listenpreis etwa 105 US-Dollar im Monat, zuzüglich der gesicherten gelöschten Versionen. Drittanbieter rechnen meist pro Benutzer ab, die Preise unterscheiden sich stark.

Dazu kommt der einmalige Aufwand für Auswahl, Einrichtung und den ersten Wiederherstellungstest. Diesen rechnen wir transparent nach Aufwand ab, mit Wartungsvertrag zu 100 Euro netto pro Stunde, sonst zu 120 Euro netto. Alle Sätze finden Sie auf unserer Preisseite.

Typische Fehler bei der Sicherung von Microsoft 365

Bei der Sicherung von Microsoft 365 in kleinen und mittleren Unternehmen gibt es einige typische Schwachstellen. Die meisten lassen sich mit wenig Aufwand beheben, sobald sie bekannt sind.

Nur ein Teil der Daten wird gesichert

Häufig wurde die Sicherung einmal eingerichtet und seitdem nicht angepasst. Neue Mitarbeitende, neue Teams und neue SharePoint-Seiten fehlen dann. Wählen Sie eine Einstellung, die neue Konten und Seiten automatisch aufnimmt, und kontrollieren Sie die Liste der gesicherten Objekte regelmäßig.

Das Backup hängt am Administratorkonto

Liegt die Anmeldung zur Sicherung beim selben Konto wie die Microsoft-365-Verwaltung, kann ein Angreifer mit einem Kennwort beides löschen. Nutzen Sie getrennte Konten, Mehrstufige Authentifizierung und, wenn möglich, eine Freigabe durch eine zweite Person für das Löschen von Sicherungen.

Lizenzen werden zu früh entfernt

Beim Ausscheiden von Mitarbeitenden wird das Konto oft sofort gelöscht, um die Lizenz zu sparen. Klären Sie vorher, ob Postfach und OneDrive in der Sicherung liegen oder in ein freigegebenes Postfach überführt werden. Eine feste Offboarding-Checkliste verhindert, dass Kundenkorrespondenz verloren geht.

Niemand schaut auf die Fehlermeldungen

Viele Lösungen melden abgebrochene Sicherungen nur per E-Mail an ein Postfach, das keiner liest. Leiten Sie Warnungen an eine Stelle weiter, die sie auch bearbeitet, und dokumentieren Sie, wer bei Fehlern zuständig ist.

Checkliste: Ist Ihr Microsoft 365 ausreichend gesichert?

Beantworten Sie die folgenden Fragen ehrlich. Jede Antwort mit „Nein" oder „Weiß ich nicht" ist ein Punkt, den Sie angehen sollten.

1. Gibt es eine Datensicherung außerhalb von Papierkorb und Versionsverlauf?
2. Werden alle Postfächer, OneDrive-Konten und SharePoint-Seiten gesichert, auch neu angelegte?
3. Können Sie Daten von vor einem Jahr wiederherstellen?
4. Hat das Backup eigene Zugangsdaten mit Mehrstufiger Authentifizierung?
5. Wissen Sie, welche Apps mit welchen Rechten auf Ihren Mandanten zugreifen?
6. Wurde die Wiederherstellung in den letzten sechs Monaten getestet?
7. Prüft jemand regelmäßig, ob die Sicherungen fehlerfrei durchlaufen?

Gerade der letzte Punkt wird oft übersehen. Ein Backup-Job, der seit Wochen mit einem Fehler abbricht, fällt erst auf, wenn er gebraucht wird. In unseren Managed IT-Services gehört die Kontrolle der Sicherungen zur laufenden Betreuung.

Unterstützung in Euskirchen, Bonn und im Rheinland

Als IT-Systemhaus aus Euskirchen betreuen wir Unternehmen im Kreis Euskirchen, in Bonn, Köln und im Rheinland. Wir prüfen Ihren Mandanten, entfernen überflüssige App-Zugänge, wählen mit Ihnen eine passende Lösung aus und richten das Microsoft 365 Backup so ein, dass die Wiederherstellung im Ernstfall funktioniert. Mehr zu unserem Angebot rund um Microsoft 365 für Unternehmen und zur IT-Sicherheit finden Sie auf den jeweiligen Seiten.

Häufige Fragen zum Microsoft 365 Backup

Sichert Microsoft meine Daten in Microsoft 365?

Microsoft speichert Ihre Daten redundant und schützt sie vor Ausfällen im Rechenzentrum. Gegen Löschungen, Ransomware oder Fehler im eigenen Mandanten hilft das nicht. Dafür gibt es nur Papierkörbe mit begrenzten Fristen. Eine echte Sicherung müssen Sie selbst einrichten.

Wie lange kann ich gelöschte E-Mails wiederherstellen?

Standardmäßig 14 Tage nach dem endgültigen Löschen, die Frist lässt sich auf 30 Tage erhöhen. Ein vorläufig gelöschtes Postfach bleibt 30 Tage erhalten. Danach ist eine Wiederherstellung nur mit einem Backup möglich.

Was kostet Microsoft 365 Backup von Microsoft?

Der Listenpreis liegt bei 0,15 US-Dollar pro Gigabyte geschützter Daten und Monat. Wiederherstellungen sind kostenlos. Gelöschte und ältere Versionen, die in der Sicherung liegen, werden mitberechnet.

Werden Teams-Chats mitgesichert?

Dateien aus Teams liegen in SharePoint und werden mit dessen Sicherung erfasst. Chats und Kanalnachrichten sind davon getrennt und werden nicht von jeder Lösung gesichert. Prüfen Sie das vor der Auswahl ausdrücklich.

Reicht eine Aufbewahrungsrichtlinie statt eines Backups?

Nein. Aufbewahrungsrichtlinien verhindern das endgültige Löschen für Compliance-Zwecke. Eine schnelle Wiederherstellung an den ursprünglichen Ort bieten sie nicht, und ein Angreifer mit Administratorrechten kann sie ändern.

Fazit: Microsoft 365 Backup gehört zur Grundausstattung

Microsoft 365 ist hochverfügbar, aber nicht automatisch gesichert. Papierkörbe decken einige Wochen ab, für alles darüber hinaus brauchen Sie ein Microsoft 365 Backup mit eigener Aufbewahrung, getrennten Zugangsdaten und regelmäßigen Wiederherstellungstests. Der aktuelle Angriff über eine Backup-App zeigt zudem: Auch die Sicherung braucht Kontrolle.

Sie möchten wissen, wie gut Ihr Mandant geschützt ist? Sprechen Sie uns an. Wir prüfen Ihre Microsoft-365-Umgebung und zeigen Ihnen, welche Lücken Sie schließen sollten.

Die beste Microsoft Publisher Alternative hängt davon ab, was Sie gestalten: Für Flyer, Aushänge und Newsletter reichen meist Word oder PowerPoint, alte .pub-Dateien öffnen Sie kostenlos mit LibreOffice Draw, und für druckfertige Broschüren eignen sich Affinity oder Scribus. Microsoft hat Publisher im Oktober 2026 eingestellt. In Microsoft 365 ist das Programm nicht mehr enthalten, und vorhandene .pub-Dateien lassen sich dort nicht mehr öffnen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, was genau sich geändert hat, welche Programme Publisher in Unternehmen sinnvoll ersetzen und wie Sie Ihre alten Dateien sicher umziehen, ohne Vorlagen und Layouts zu verlieren.

Was ist mit Microsoft Publisher passiert?

Publisher gab es seit 1991, jetzt ist Schluss. Microsoft hat das Programm laut der offiziellen Ankündigung im Microsoft Support zum Oktober 2026 abgekündigt. Für Unternehmen bedeutet das zwei verschiedene Situationen, je nachdem, wie Publisher lizenziert ist.

• Microsoft 365 (Abo): Publisher wird seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise aus den Abonnements entfernt. Danach lässt sich das Programm weder installieren noch starten, und .pub-Dateien können in Publisher nicht mehr geöffnet oder bearbeitet werden.
• Kaufversion (z. B. Office 2021 oder Office LTSC 2021): Der Support endete am 13. Oktober 2026. Das installierte Programm funktioniert weiter, erhält aber keine Sicherheitsupdates und Fehlerkorrekturen mehr.

Viele kleine Unternehmen merken das Aus erst, wenn die Speisekarte, der Vereinsflyer oder das Preisblatt plötzlich nicht mehr aufgeht. Typisch sind Betriebe, die seit Jahren dieselben Vorlagen pflegen: Handwerker, Gastronomie, Praxen, Vereine und Verwaltungen.

Kann ich die Kaufversion einfach weiter nutzen?

Technisch ja, empfehlenswert ist es auf Dauer nicht. Software ohne Sicherheitsupdates ist ein Einfallstor, vor allem wenn darin Dateien aus fremden Quellen geöffnet werden. Als Übergang für einen einzelnen Rechner, auf dem Sie Ihre alten Dateien umwandeln, ist die Kaufversion aber hilfreich. Planen Sie den Umstieg trotzdem jetzt ein, statt ihn aufzuschieben.

Microsoft Publisher Alternative: Die wichtigsten Programme im Überblick

Es gibt nicht die eine Microsoft Publisher Alternative für alle. Entscheidend ist, wofür Sie Publisher bisher genutzt haben. Die folgenden fünf Lösungen decken die typischen Einsatzzwecke in Unternehmen ab.

1. Word und PowerPoint: die naheliegende Lösung

Microsoft selbst empfiehlt Word und PowerPoint als Ersatz. Newsletter, Etiketten, Briefumschläge und Urkunden gestalten Sie in Word, Poster und Banner eher in PowerPoint. Beide Programme sind in Microsoft 365 bereits enthalten, es entstehen also keine zusätzlichen Kosten.

Der Vorteil: Ihre Mitarbeitenden kennen die Programme bereits. Der Nachteil: Freies Layout mit vielen Textrahmen und Bildern ist in Word umständlicher als in Publisher. Für den professionellen Druck mit Beschnitt und CMYK-Farben sind Word und PowerPoint nur eingeschränkt geeignet.

Vorlagen für Flyer, Speisekarten oder Aushänge finden Sie in Microsoft Create. Für Grafiken für Social Media und kleine Plakate bietet Microsoft außerdem Microsoft Designer an.

2. LibreOffice Draw: kostenlos und öffnet .pub-Dateien

LibreOffice Draw ist Teil der kostenlosen Office-Suite LibreOffice und das wichtigste Werkzeug, um alte Publisher-Dateien zu retten. Draw importiert .pub-Dateien direkt, auch ohne installiertes Publisher. Die Document Foundation hat das zum Publisher-Aus noch einmal ausdrücklich bestätigt.

Möglich macht das eine quelloffene Bibliothek, die das Publisher-Format nachgebaut hat. Einfache Dokumente kommen meist sauber an. Bei komplexen Layouts mit vielen Ebenen, WordArt oder Tabellen verrutschen dagegen gelegentlich Elemente. Als .pub speichern kann Draw nicht, wohl aber als PDF, Bild oder im offenen ODF-Format.

Für kurze Newsletter und einseitige Dokumente lässt sich Draw auch dauerhaft als Microsoft Publisher Alternative nutzen. Ein vollwertiges Layoutprogramm ist es aber nicht.

3. Affinity: professionelles Layout, inzwischen kostenlos

Affinity ist die stärkste kostenlose Alternative, wenn Sie Drucksachen in guter Qualität erstellen, etwa Broschüren, Kataloge oder Flyer für die Druckerei. Seit Oktober 2025 vereint Affinity die früheren Programme Designer, Photo und Publisher in einer App und ist kostenlos. Sie benötigen lediglich ein kostenloses Canva-Konto.

Affinity beherrscht alles, was eine Druckerei erwartet: Musterseiten, verknüpfte Textrahmen, CMYK, Beschnitt und druckfertige PDFs. Die KI-Funktionen setzen ein kostenpflichtiges Canva-Abo voraus. Affinity läuft unter Windows und macOS, .pub-Dateien öffnet es nicht direkt. Wandeln Sie diese vorher in PDF um.

4. Scribus: Open Source für den Profi-Druck

Scribus ist ein quelloffenes Desktop-Publishing-Programm für Windows, macOS und Linux. Es bietet echte Druckvorstufe mit Farbmanagement und PDF/X-Export und kann Publisher-Dateien ebenfalls importieren. Die Bedienung ist allerdings deutlich anspruchsvoller als bei Publisher. Für gelegentliche Flyer ist Scribus eher zu viel.

5. Canva und andere Browser-Lösungen

Canva ist bei Marketing-Teams beliebt, weil es viele Vorlagen bietet und im Browser läuft. Für Unternehmen gilt: Ihre Entwürfe liegen dann bei einem externen Anbieter in der Cloud. Prüfen Sie vorab, ob das mit Ihren Datenschutz-Vorgaben zusammenpasst, besonders bei Dokumenten mit personenbezogenen Daten.

Welche Microsoft Publisher Alternative passt zu welchem Zweck?

Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung. Sie zeigt, welches Programm für welche typische Publisher-Aufgabe am besten geeignet ist.

Aufgabe	Empfehlung	Kosten
Aushänge, Preislisten, interne Newsletter	Word	in Microsoft 365 enthalten
Plakate, Banner, Schilder	PowerPoint oder Microsoft Designer	in Microsoft 365 enthalten
Alte .pub-Dateien öffnen und umwandeln	LibreOffice Draw	kostenlos
Broschüren, Kataloge, Flyer für die Druckerei	Affinity	kostenlos (Canva-Konto nötig)
Umfangreiche Druckprojekte ohne Konto beim Hersteller	Scribus	kostenlos (Open Source)

Für die meisten kleinen Unternehmen im Kreis Euskirchen und in Bonn reicht eine Kombination: Word für den Alltag und LibreOffice Draw, um den alten Bestand umzuwandeln. Wer regelmäßig für die Druckerei gestaltet, ergänzt Affinity.

Alte Publisher-Dateien umwandeln: So gehen Sie vor

Bevor Sie sich für eine Microsoft Publisher Alternative entscheiden, sollten Sie Ihren Bestand an .pub-Dateien sichern. Gehen Sie dabei strukturiert vor, damit keine Vorlage verloren geht.

1. Bestand erfassen: Suchen Sie auf Netzlaufwerken, in SharePoint, OneDrive und auf den Arbeitsplätzen nach Dateien mit der Endung .pub. Notieren Sie, welche davon noch aktiv genutzt werden.
2. Als PDF sichern: Wenn noch ein Rechner mit Publisher-Kaufversion läuft, speichern Sie jede Datei über „Datei", „Speichern unter" als PDF. Das PDF dient als verlässliche Vorlage, wie das Dokument aussehen soll.
3. Mit LibreOffice Draw öffnen: Ohne Publisher öffnen Sie die .pub-Dateien in Draw. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem PDF und korrigieren Sie verrutschte Elemente.
4. Im Zielprogramm neu anlegen: Aktiv genutzte Vorlagen bauen Sie in Word, PowerPoint oder Affinity neu auf. Das ist einmal Aufwand, spart danach aber jedes Mal Zeit.
5. Altbestand archivieren: Behalten Sie die Original-.pub-Dateien zusätzlich zu den PDFs in einem Archivordner. So können Sie später auf die Originale zurückgreifen.

Tipp: Word kann PDF-Dateien öffnen und in ein bearbeitbares Dokument umwandeln. Bei einfachen Dokumenten ist das oft der schnellste Weg von der alten Publisher-Datei zur neuen Word-Vorlage.

Wie viel Aufwand ist realistisch?

Ein Handwerksbetrieb mit einem Dutzend Vorlagen ist an einem Nachmittag durch. Bei Verwaltungen, Vereinen oder Unternehmen mit Hunderten Dateien auf verschiedenen Laufwerken lohnt sich ein geplantes Vorgehen. Hier hilft ein Skript, das alle .pub-Dateien findet und eine Liste mit Speicherort und letztem Änderungsdatum erstellt.

Typische Probleme bei der Umwandlung und ihre Lösung

Beim Umzug alter Publisher-Dokumente tauchen in der Praxis immer wieder dieselben Fehler auf. Die meisten lassen sich mit wenigen Handgriffen beheben.

Texte laufen über oder Zeilen brechen anders um

Ursache sind fast immer fehlende Schriften. Publisher hat Schriften nicht in die Datei eingebettet, sondern vom Rechner geladen. Installieren Sie die ursprünglich verwendeten Schriften, bevor Sie die Datei in LibreOffice Draw öffnen. Ist die Schrift nicht mehr verfügbar, wählen Sie eine Ersatzschrift mit ähnlicher Laufweite und passen Sie die Textrahmen an.

Bilder fehlen oder sind unscharf

Publisher konnte Bilder verknüpfen statt einbetten. Liegt das Originalbild nicht mehr am alten Speicherort, bleibt der Rahmen leer. Suchen Sie die Originalbilder heraus und fügen Sie sie im neuen Programm erneut ein. Für den Druck sollten Bilder mindestens 300 dpi in der Endgröße haben.

Seriendrucke müssen neu eingerichtet werden

Wer Publisher für Seriendrucke wie Namensschilder, Etiketten oder Gutscheine genutzt hat, wechselt am besten zur Seriendruckfunktion in Word. Sie verarbeitet Excel-Listen direkt und ist für diese Aufgaben ausgereift. Die Datenquelle bleibt dieselbe, nur die Vorlage wird neu angelegt.

Farben sehen im Druck anders aus

Word und PowerPoint arbeiten mit RGB-Farben für den Bildschirm. Druckereien erwarten häufig CMYK. Für Drucksachen mit genauen Hausfarben exportieren Sie daher besser aus Affinity oder Scribus und stimmen die Farbwerte mit Ihrer Druckerei ab.

Was Unternehmen beim Umstieg beachten sollten

Der Wechsel auf eine Microsoft Publisher Alternative ist kein reines Softwarethema. Diese Punkte sollten Sie organisatorisch mitdenken:

• Softwareverteilung: Installieren Sie neue Programme zentral und in derselben Version auf allen Arbeitsplätzen. So vermeiden Sie Darstellungsfehler beim Austausch von Dateien.
• Schriften: Viele Publisher-Vorlagen nutzen Schriften, die nicht überall installiert sind. Fehlen sie, verschiebt sich das Layout. Verteilen Sie Firmenschriften daher auf alle Rechner.
• Corporate Design: Legen Sie neue Vorlagen mit Logo, Farben und Schriften zentral ab, zum Beispiel in SharePoint oder auf dem Firmenlaufwerk.
• Sicherheit: Entfernen Sie Publisher-Installationen ohne Support, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist. Ungepflegte Software gehört zu den häufigsten Schwachstellen in kleinen Netzwerken.
• Schulung: Eine kurze Einweisung in Word-Layoutfunktionen wie Textfelder, Ausrichtung und Abschnittsumbrüche spart später viele Supportanfragen.

Wenn Ihre Arbeitsplätze ohnehin über eine zentrale Verwaltung laufen, lässt sich der Umstieg sauber automatisieren. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite zu Microsoft 365 für Unternehmen.

Unterstützung beim Umstieg in Euskirchen, Bonn und im Rheinland

Als IT-Systemhaus aus Euskirchen helfen wir Unternehmen dabei, Publisher geordnet abzulösen: Bestandsaufnahme der .pub-Dateien, Umwandlung, Installation der passenden Microsoft Publisher Alternative und Anpassung Ihrer Vorlagen. Das erledigen wir per Fernwartung oder vor Ort im IT-Service in Euskirchen und Umgebung.

Abgerechnet wird transparent nach Aufwand zu den Sätzen auf unserer Preisseite. Mit Wartungsvertrag kostet die Stunde 100 Euro netto, ohne Vertrag 120 Euro netto. Welche Kosten bei laufender Betreuung anfallen, zeigt unser Ratgeber zu den Kosten für IT-Betreuung.

Häufige Fragen zur Microsoft Publisher Alternative

Kann ich .pub-Dateien ohne Publisher öffnen?

Ja. LibreOffice Draw öffnet .pub-Dateien kostenlos und ohne installiertes Publisher. Von dort aus speichern Sie die Dokumente als PDF oder im offenen ODF-Format. Bei komplexen Layouts sollten Sie das Ergebnis kontrollieren.

Funktioniert Publisher nach dem Supportende noch?

In Microsoft 365 nicht mehr: Publisher wird seit Oktober 2026 aus den Abonnements entfernt. Kaufversionen wie Office 2021 laufen weiter, erhalten aber keine Sicherheitsupdates mehr.

Was empfiehlt Microsoft als Ersatz für Publisher?

Microsoft empfiehlt Word für Newsletter, Etiketten und Umschläge sowie PowerPoint für Poster und Banner. Für Vorlagen verweist Microsoft auf Microsoft Create und für Grafiken auf Microsoft Designer.

Welche kostenlose Microsoft Publisher Alternative ist die beste?

Zum Öffnen alter Dateien ist LibreOffice Draw die beste Wahl. Für neue, druckfertige Layouts ist Affinity die stärkste kostenlose Option, für Open-Source-Fans Scribus.

Kann Word Publisher-Dateien öffnen?

Nein, Word öffnet keine .pub-Dateien direkt. Sie können die Datei aber zuerst als PDF speichern oder mit LibreOffice Draw umwandeln und das PDF anschließend in Word öffnen und bearbeiten.

Fazit: Jetzt umsteigen statt Vorlagen verlieren

Publisher ist Geschichte, Ihre Vorlagen müssen es nicht sein. Für die meisten Unternehmen ist die beste Microsoft Publisher Alternative eine Kombination aus Word für den Alltag, LibreOffice Draw für alte Dateien und Affinity für professionelle Drucksachen.

Wenn Sie Unterstützung bei Bestandsaufnahme, Umwandlung oder Softwareverteilung wünschen, sprechen Sie uns an. Wir kümmern uns darum, dass Ihre Mitarbeitenden ohne Unterbrechung weiterarbeiten können. Dauerhaft entlasten Sie Ihr Team mit unseren Managed IT-Services.